5 outils pour travailler efficacement en équipe à distance

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Créé le samedi 2 septembre 2017 20:00

Écrit par Emilie

5 outils pour travailler efficacement en équipe à distance

Tout comme Automattic, la startup qui distribue WordPress, de nombreuses entreprises ont aujourd’hui leurs salariés qui travaillent exclusivement en remote, c’est à dire à distance. Beaucoup de startups comme Buffer, Baremetrics, Invision mais aussi des agences web comme 10up ont choisi ce nouveau modèle initié principalement outre Atlantique. Qu’ils soient 10, 50 ou 400, ils parviennent à travailler tous ensemble, quelque soit le lieu où ils sont, ou leurs créneaux horaires.

Le succès du télétravail surprend et est clairement à l’opposé de la culture d’entreprise à l’ancienne. J’entends encore les managers refuser le télétravail à leurs équipes, sous prétexte de ne pas pouvoir “surveiller” les employés qui, s’ils travaillent de chez eux ne feront pas correctement leur travail…
Travailler de chez soi permet au contraire de travailler plus, en quantité comme en qualité, et apporte une liberté bénéfique au bien-être au quotidien. Finies les heures de transports perdues, ou les embouteillages.
Cela garantit aussi moins d’absentéisme, plus de motivation et d’implication. Mais le travail à distance ne s’applique pas à tous les métiers et profils, et requiert surtout les bons outils et organisations pour garantir une cohésion et une communication efficace.

J’ai donc dû rapidement trouver ou apprendre à utiliser des outils me garantissant la même qualité de travail et d’échanges que lorsque nous étions tous au sein d’un même bureau.

1 – Les outils

Sans de solides outils, impossible de travailler sur des projets en bonne symbiose. Voici les principaux que j’utilise au quotidien.

Slack

Communiquer tous les jours, sur les sujets généraux ou spécifiques est indispensable. Slack est l’outil parfait pour ça. Il m’a permit de réduire mes mails de 90% car tout est désormais en discussion instantanée et historisée par channel.

Disponible sur toutes les plateformes, il vous accompagne partout et vous garantit de suivre tous les échanges et discussions dont vous avez besoin.

Avec des extensions ou des développements spécifiques, vous pouvez relier de nombreux services. Par exemple pour l’équipe dev, des notifications en cas de push ou de merge. Pour l’équipe commerciale, une notification à chaque vente ou pour le support à chaque nouveau ticket.
Le système de recherche est aussi très pratique et des nouveautés régulières permettent de gagner de plus en plus en efficacité.

En revanche, attention à ne pas tomber dans une sollicitation/réponse permanente. Si vous coupez plusieurs jours, il peut être impossible de rattraper toutes les conversations manquées. Slack ne permet pas non plus de remplacer les réunions qui restent, même à distance indispensables mais j’en parle un peu plus bas.

Découvrir Slack

Trello

Si vous êtes adepte de la méthode Kanban (TO DO | DOING | DONE), Trello est fait pour vous. Plus qu’un simple outil de TO DO, Trello vous permet d’organiser le travail entre plusieurs personnes en mode collaboratif, et de suivre tout ce qui est à faire, est en train d’être fait et finalisé.

Avec la vue team, je peux suivre sur chaque produit ce qui se passe sur le site ou le plugin en cours de développement. 

Une autre vue me permet la vision globale sur la production de l’agence, le calendrier éditorial des différents blogs ou les prochaines features demandées par nos utilisateurs en direct depuis des boards publiques.

En un clic, je sais quelles sont mes prochaines tâches et les deadlines correspondantes. Trello m’est donc indispensable au quotidien et est une parfaite vue micro qui doit être complétée par une vue plus large : et c’est là que Aha entre en scène :)

ha

Avoir une to do est indispensable mais il ne faut pas non plus perdre de vue le pourquoi des actions, et les résultats qui sont attendus. J’ai longtemps cherché un outil tel que Aha me permettant de rassembler toutes les informations :

• stratégiques : personas, business model, concurrents
• organisationnelles : planning des prochaines releases, charge des équipes
• métriques : définition et suivi des indicateurs de performance

Il permet également de générer facilement des présentations avec l’ensemble des informations nécessaires pour montrer vos actions et leurs résultats à vos équipes ou comité de direction.

Interfacés avec de multiples services, il permet aussi de gérer la création et le suivi des cards Trello directement depuis Aha pour être sûr de suivre chaque lien entre ce qui est fait, les indicateurs de performance et l’objectif.

Découvrir Aha

Zoom

L’absence de contact autre qu’écrit ou oral peut nuire à la longue au bien-être des télétravailleurs. Se voir en vidéo, apporte immédiatement un lien plus fort entre les intervenants, et permet de faire passer, notamment par la gestuel, plus d’informations.

L’inconvénient du télétravail est l’isolement : la mise en place de réunion systématiquement en vidéo au lieu d’audio, nous apporte plus d’humain, d’échanges, et de bonne humeur :)

Le choix de Zoom s’est imposé par rapport à Skype, souvent défaillant. En plus des vidéos conférences, il permet le partage d’écran, l’enregistrement et la prise en main à distance.

Découvrir Zoom

Google Drive

A -t-on besoin encore de le présenter :)
En plus de la sauvegarde des fichiers tels que le propose aussi Dropbox, la suite des applications Google vous permet de rédiger des documents en mode collaboratif.
Compte rendus, présentations, fiches de salaires, ou méthodologie : tous les documents sont rangés au même endroit et sont accessibles partout, en mode connecté ou non.

One Password

Chercher les identifiants de tous les outils ou site que nous utilisons au quotidien, peut faire perdre un temps considérable. Un outil de sauvegarde des accès partagé avec les membres de son équipe fait gagner un temps précieux, et garantit une bonne diffusion des informations de connexion.

Découvrir 1password

Creately

La formalisation des process internes permet la diffusion et le respect des connaissances telles que “qui fait quoi quand”. C’est en effet la base de toute bonne organisation : que chaque membre de l’équipe sache qu’elles sont ses responsabilités, qui fait quoi, quels livrables, etc.

Un outil comme Creately permet non seulement de créer ces process, mais également de les classer, les rendre interactifs et collaboratifs. Facile à prendre en main, il permet de réaliser aussi les mind mapping et les wireframes et de les intégrer dans vos documents Google Drive par exemple.

Découvrir Creately

2 – Les rencontres réelles

Un autre secret pour réussir à travailler à distance avec son équipe sur du long terme est de trouver le bon équilibre entre le travail à distance et les moments de rencontre réelle.
Startup retreat, war room, ou WordCamp, sont des moments privilégiés pour se rencontrer, échanger et passer des moments sociaux impossibles à distance.
Pour certains sujets ou besoins, prendre le temps de se voir, d’organiser une réunion physique, apporte un résultat immédiat et plus rapide qu’à distance.

Cela peut sembler coûteux, surtout quand vos salariés sont répartis à travers la planète, mais l’argent économisé sur les bureaux physiques permet notamment ce genre de dépense.

3 – Le bon profil

Réussir à travailler à distance est possible, mais n’est pas permis à tout le monde, que ce soit pour l’entreprise ou le salarié.
Le bon profil est autonome, capable d’organiser son travail seul et de tenir informé l’équipe avec laquelle il collabore sur l’avancée de ses tâches. Une bonne rédaction et communication en plus de ses compétences métiers sont indispensables.
La bonne entreprise est celle qui fait confiance à son équipe, et lui donne les moyens, notamment les outils et process, qui permettent le travail à distance. Il faut effectivement une culture d’entreprise adéquate pour le travail à distance. J’aborderai ce sujet plus en détail dans un prochain article.